Originally Posted by vwspijlbus

Organisatie
- Doe je dit alleen? Is mogelijk. Maar wat als je vooraf een been breekt / ziek wordt of drukker krijgt op je werk?
- Doe je dit samen met iemand die net zo gek is van spijlbussen maar waarvan je nog niet alle karaktereigenschappen kent? Dan zit daar een risico.
- Begin er niet aan als je geen organisatie ervaring hebt. (Ik refereer dan niet naar de organisatie van een bowlingavond voor de personeelsvereniging...)
- Plan jezelf als organisatie niet 'vol'. Tijdens het evenement zullen genoeg ad-hoc dingetjes je tijd opeten.
- Ben herkenbaar en aanspreekbaar. Ik vind 't zelf vervelend om met een vraag aan de organisatie op een evenement rond te lopen en ik vind alleen maar 16-jarige met een fel hesje die niet meer weten dat ze hun scoutingkas spekken en weten welke richting ze auto's op moeten sturen.
- Bedenk vooraf of je fun cruising tolereert. Op een commerciele camping is het niet gepast als je in de toekomst nogmaals van het terrein gebruik wilt maken.

Doelgroep:
- Kies voor programma onderdelen die bij de doelgroep passen.
Kever evenementen trekken een gem. jonger publiek (veel 20 - 30 jaar) dan je zult vinden op een spijlbus only evenement (veel 30 - 40 jaar).
Dat maakt de behoefte groter aan activiteiten voor overige gezinsleden groter. Ik was eens op een VW Busclub treffen (veel 40 -60 jaar) waar een 6-kamp georganiseerd werd. Er waren slechts 1 of 2 deelnemers. Dan ken je, mijns inziens als organisatie, je doelgroep niet goed genoeg en verspil je energie die beter anders besteed had kunnen worden.

Communicatie
- Info die van belang kan zijn: communiceer deze.
Denk bijvoorbeeld aan:
korting als je met een spijlbus op een specifieke caming tijdens het weekend in de omgeving overnacht, route-info, toestaan honden, entree kosten, enz, enz om te voorkomen dat mensen kunnen denken "Oh als ik dat geweten had". Gebruik eventueel een mail nieuwsbrief voor ingeschreven deelnemers.
- Zorg voor een foutloze website in meerdere talen van de doelgroep.
- Schrijf ook promotie artikeltjes voor clubbladen van je doelgroep. Ben bekend met de redactie adressen en uitgave-frequentie
- Wees duidelijk in of je bezoekers in andere (ACVW) voertuigen toelaat. Er zijn immers heel wat spijlbus eigenaren die hun bus niet op de weg hebben i.v.m. restauratie.
- Maak tijdig reclame oa op de internationale fora (door te verwijzen naar een website)
- Een leuke en goede flyer beantwoord duidelijk: (voor en door) Wie / wat / waar en waneer + een URL. Ben je niet goed in fotobewerken? Laat 't dan iemand doen die het wel kan i.p.v. zelf aan te 'kloojen' in Paint.
Laat de sponsoren niet om flyers vargen: die moeten ze al hebben.
- Vergeet de locale medio niet (Weekbladen / kranten). Vooraf om bezoekers te genereren en tijdens / achteraf een special van de locale (tv/radio) omroep.
- Op het evenement zou je op een centrale (droge / windvrije) plek een prikbord (met papier + pennen) kunnen plaatsen zodat deelnemers kunnen aangeven dat ze een bepaald onderdeel zoeken en/of aanbieden.
- Stel enkele huisregels op waarin je niet vergeet te vermelden dat de organisatie niet aansprakelijk kan worden gesteld voor vernieling en/of vermissing voor, tijdens en na het evenement.

Sponsoren
- 'Veel' bedrijven zullen pas sponseren als ze weten wat ze voor welk bedrag 'krijgen'. Leg dat vast en ben consuquent in het toepassen ervan
- Benader potentiele sponsoren actief en 'stalk' ze als ze niet reageren voor de door de jou opgestelde deadline.
- In 2006 hebben we sponsoren en markkraam bemanners 'gelokt' met gratis entreekaarten, graatis praapjes en kosteloos aan de markt deelnemen. Da's weer een wat anders dan vierkante meterskraampjes aanbied voor een bep. prijs.

Huisstijl
- Geen must maar e.e.a. komt hierdoor wel prof. over: door een (voor deze meeting specifiek) logo te gebruiken in de sticker, website, flyers, communicatie naar sponsoren, enz. Het is eenvoudig om hieraan invulling te geven en wordt door sommige onderschat.

Flyeren
- Bedenk of je toestaat of er geflyerd wordt op het evenement terrein.
Foto's van bussen met ruitenwissers vol met A5-jes is natuurlijk niet het mooiste gezicht. Natuurlijk zou dit onderwerp ook onder 'Comunicatie' geplaatst kunnen worden.

Financieel
- Geef niet meer uit dan je zeker weet binnen te krijgen.

Voorinschrijving
Wel zo fijn om als organisatie inzicht te hebben in de deelnemers aantallen. (Ook leuk voor de lokatie eigenaar)

Pech service:
Ingeschreven deelnemers zouden voorzien kunnen worden van een tel. nummer dat gebeld kan worden en ze voor een redelijk bedrag naar de evenement locatie sleept. Voor die enkele pechvogels die er gebruik van zullen maken zal dit bij de organisatie zeer gewaardeerd worden.

Originally Posted by Gerson

that's not patina, that's fucking rust man!!!!